Как я научил бухгалтерию составлять договора дарения со скоростью 1 договор в 4 секунды
- вторник, 1 октября 2024 г. в 00:00:06
В статье разбираю конкретный пример - как при помощи Google Apps Script на основании шаблона, созданного в Гугл Документах массово создавать договора дарения из строк Гугл Таблицы.
Массово создавать типовые договора можно когда есть документ-шаблон с готовым форматированием и в нём промаркированы ключевые поля, которые идут под замену для каждой новой строчки таблицы. После автозамены копия заполненного шаблона сохраняется с установленным именем в виде Гугл Документа и может сразу автоматически преобразована в PDF или файл Microsoft Word.
Автозаполнение договоров дарения
Во многих организациях бухгалтеры отвечают за составление договоров дарения от организации. Эта задача может быть однотипной, трудоемкой и подверженной ошибкам при выполнении вручную. Все данные скорее всего хранятся в 1С, но из неё можно сделать экспорт в Эксель и дальше скопировать в Гугл Таблицы:
Используя скрипт Google Apps, этот процесс можно полностью автоматизировать. Скрипт извлекает данные из таблицы Google, содержащей сведения о сотрудниках:
Дата заключения договора
ФИО
Должность
Сумма
Подарок
Паспорт
ИНН
Затем составляется однотипный шаблон документа Google для всех сотрудников:
После этого время работы гугл скрипта.
Скрипт автозаполнения договоров
Ниже приведён скрипт автозаполнения договоров дарения, написанный на Google Apps Script. Это скриптовый язык программирования, который используется для автоматизации работы с сервисами Google, такими как Gmail, Google Docs, Sheets, Slides, Forms и другими. Он позволяет создавать пользовательские функции, макросы и приложения, которые могут взаимодействовать с данными внутри этих сервисов. Это мощный инструмент для повышения производительности труда и улучшения взаимодействия между различными компонентами экосистемы Google:
function generateDocumentsFromSpreadsheet() {
// Подробнее: https://habr.com/ru/articles/843488/
console.log(`Функция generateDocumentsFromSpreadsheet начала работу в ${(new Date()).toLocaleString("ru-RU")}`);
// Доступ к таблице и получение данных
const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
const sheet = ss.getSheetByName("Автозаполнение"); // Измените на название вашего листа
const data = sheet.getDataRange().getValues(); // Получаем все данные с таблицы
// Открытие шаблона Google Документа
const templateDocId = "1y2XQhZBХХХХХХХХХХХХХzyfnXh8yUQ"; // Замените на настоящий идентификатор вашего шаблона
const templateDoc = DriveApp.getFileById(templateDocId);
const templateFolder = templateDoc.getParents().next(); // Получаем папку, в которой находится шаблон
// Проходим по каждой строке (начиная со второй, чтобы пропустить заголовки)
for (let i = 1; i < data.length; i++) {
const [rawDate, fullName, position, rawAmount, gift, passport, tin] = data[i]; // Получаем данные из строки таблицы
console.log(`Работаем с ${fullName}.`);
let formattedAmount = '';
formattedAmount = rawAmount + " (" + FloatToSamplesInWordsRus(rawAmount) + ")" // Форматируем сумму как текст (включая пропись)
// Форматируем дату
let formattedDate = '';
if (rawDate instanceof Date) {
formattedDate = Utilities.formatDate(rawDate, Session.getScriptTimeZone(), "dd.MM.yyyy"); // Преобразуем дату в формат "дд.мм.гггг"
}
// Создание нового документа на основе шаблона
const copyDoc = templateDoc.makeCopy(`Заполненный - ${fullName}`); // Копируем шаблон и называем новый документ по ФИО
const copyDocId = copyDoc.getId();
// Открываем новый документ
const copyDocAsDoc = DocumentApp.openById(copyDocId);
const copyDocBody = copyDocAsDoc.getBody();
// Замена шаблонных полей на данные из таблицы
copyDocBody.replaceText('Дата', formattedDate);
copyDocBody.replaceText('ФИО', fullName);
copyDocBody.replaceText('Должность', position);
copyDocBody.replaceText('Сумма', formattedAmount);
copyDocBody.replaceText('Подарок', gift);
copyDocBody.replaceText('Паспорт', passport);
copyDocBody.replaceText('ИННномер', tin);
// Замена текста полей на соответствующие данные
// Сохранение и закрытие заполненного документа
copyDocAsDoc.saveAndClose();
// Преобразование документа в PDF, если надо
// const pdfBlob = DriveApp.getFileById(copyDocId).getAs("application/pdf");
// Сохранение копии PDF на Google Диске
// const pdfFile = templateFolder.createFile(pdfBlob).setName(`Заполненный - ${fullName}.pdf`);
// Дополнительно: удалите промежуточный Google Документ, если нужен только PDF
// DriveApp.getFileById(copyDocId).setTrashed(true);
}
console.log(`Функция generateDocumentsFromSpreadsheet закончила работу в ${(new Date()).toLocaleString("ru-RU")}`);
}
// Карта для преобразования чисел в слова (рубли) отсюда https://habr.com/ru/articles/104057/
var mapNumbers = {
0: [2, 1, "ноль"],
1: [0, 2, "один", "одна"],
2: [1, 2, "два", "две"],
3: [1, 1, "три"],
4: [1, 1, "четыре"],
5: [2, 1, "пять"],
6: [2, 1, "шесть"],
7: [2, 1, "семь"],
8: [2, 1, "восемь"],
9: [2, 1, "девять"],
10: [2, 1, "десять"],
11: [2, 1, "одиннадцать"],
12: [2, 1, "двенадцать"],
13: [2, 1, "тринадцать"],
14: [2, 1, "четырнадцать"],
15: [2, 1, "пятнадцать"],
16: [2, 1, "шестнадцать"],
17: [2, 1, "семнадцать"],
18: [2, 1, "восемнадцать"],
19: [2, 1, "девятнадцать"],
20: [2, 1, "двадцать"],
30: [2, 1, "тридцать"],
40: [2, 1, "сорок"],
50: [2, 1, "пятьдесят"],
60: [2, 1, "шестьдесят"],
70: [2, 1, "семьдесят"],
80: [2, 1, "восемьдесят"],
90: [2, 1, "девяносто"],
100: [2, 1, "сто"],
200: [2, 1, "двести"],
300: [2, 1, "триста"],
400: [2, 1, "четыреста"],
500: [2, 1, "пятьсот"],
600: [2, 1, "шестьсот"],
700: [2, 1, "семьсот"],
800: [2, 1, "восемьсот"],
900: [2, 1, "девятьсот"]
};
var mapOrders = [{
_Gender: true,
_arrStates: ["рубль", "рубля", "рублей"]
},
{
_Gender: false,
_arrStates: ["тысяча", "тысячи", "тысяч"]
},
{
_Gender: true,
_arrStates: ["миллион", "миллиона", "миллионов"]
},
{
_Gender: true,
_arrStates: ["миллиард", "миллиарда", "миллиардов"]
},
{
_Gender: true,
_arrStates: ["триллион", "триллиона", "триллионов"]
}
];
var objKop = {
_Gender: false,
_arrStates: ["копейка", "копейки", "копеек"]
};
function Value(dVal, bGender) {
var xVal = mapNumbers[dVal];
if (xVal[1] == 1) {
return xVal[2];
} else {
return xVal[2 + (bGender ? 0 : 1)];
}
}
function From0To999(fValue, oObjDesc, fnAddNum, fnAddDesc) {
var nCurrState = 2;
if (Math.floor(fValue / 100) > 0) {
var fCurr = Math.floor(fValue / 100) * 100;
fnAddNum(Value(fCurr, oObjDesc._Gender));
nCurrState = mapNumbers[fCurr][0];
fValue -= fCurr;
}
if (fValue < 20) {
if (Math.floor(fValue) > 0) {
fnAddNum(Value(fValue, oObjDesc._Gender));
nCurrState = mapNumbers[fValue][0];
}
} else {
var fCurr = Math.floor(fValue / 10) * 10;
fnAddNum(Value(fCurr, oObjDesc._Gender));
nCurrState = mapNumbers[fCurr][0];
fValue -= fCurr;
if (Math.floor(fValue) > 0) {
fnAddNum(Value(fValue, oObjDesc._Gender));
nCurrState = mapNumbers[fValue][0];
}
}
fnAddDesc(oObjDesc._arrStates[nCurrState]);
}
function FloatToSamplesInWordsRus(fAmount) {
var fInt = Math.floor(fAmount + 0.005);
var fDec = Math.floor(((fAmount - fInt) * 100) + 0.5);
var arrRet = [];
var iOrder = 0;
var arrThousands = [];
for (; fInt > 0.9999; fInt /= 1000) {
arrThousands.push(Math.floor(fInt % 1000));
}
if (arrThousands.length == 0) {
arrThousands.push(0);
}
function PushToRes(strVal) {
arrRet.push(strVal);
}
for (var iSouth = arrThousands.length - 1; iSouth >= 0; --iSouth) {
if (arrThousands[iSouth] == 0) {
continue;
}
From0To999(arrThousands[iSouth], mapOrders[iSouth], PushToRes, PushToRes);
}
if (arrThousands[0] == 0) {
// Handle zero amount
if (arrThousands.length == 1) {
PushToRes(Value(0, mapOrders[0]._Gender));
}
var nCurrState = 2;
PushToRes(mapOrders[0]._arrStates[nCurrState]);
}
if (arrRet.length > 0) {
// Capitalize first letter
arrRet[0] = arrRet[0].match(/^(.)/)[1].toLocaleUpperCase() + arrRet[0].match(/^.(.*)$/)[1];
}
arrRet.push((fDec < 10) ? ("0" + fDec) : ("" + fDec));
From0To999(fDec, objKop, function () {}, PushToRes);
return arrRet.join(" ");
}Процесс выполнения:
Скорость заполнения: 3-4 секунды на 1 договор.
Результат
После выполнения скрипта создаётся необходимое количество договоров дарения в папке расположения таблицы:
Как воспользоваться этим кодом?
Чтобы вставить и запустить скрипт Google Apps в таблицу Google, выполните следующие действия:
Откройте Google Таблицы: начните с открытия своей таблицы Google.
Откройте редактор скриптов: нажмите «Расширения» в меню, затем выберите «Скрипт приложений». Это откроет редактор скриптов приложений на новой вкладке.
Вставьте скрипт: в редакторе скриптов удалите код-заполнитель. Затем вставьте скрипт Google Apps выше в редактор.
Сохраните скрипт: нажмите значок дискеты или нажмите «Ctrl+S», чтобы сохранить скрипт. Дайте ему осмысленное имя, если будет предложено.
Авторизуйте скрипт: если ваш скрипт взаимодействует со службами Google (например, Таблицами, Календарем), вам необходимо предоставить ему разрешение. Нажмите кнопку «Запустить» (значок воспроизведения) и следуйте инструкциям по авторизации.
Запустите скрипт: После авторизации снова нажмите «Запустить». Скрипт будет запущен и выполнит действия по автозаполнению договоров дарения.
С этого момента вы можете легко запустить скрипт из редактора скриптов или создать пользовательское меню или кнопку в своей таблице для его запуска.
Где ещё можно использовать?
Подобные скрипты могут использоваться и для других целей:
Автоматизированные ведомости по заработной плате для отделов кадров
Бухгалтерия микроприятий (большие пользуются уже чем-то другим) могут создавать ведомости по заработной плате для каждого работника. Используя подобный скрипт, они смогут автоматически вносить такие сведения, как фамилия, должность, зарплата из главной таблицы, формируя документы по оплате труда.Создание юридических документов
Юридические отделы часто обрабатывают большой объем стандартизированных договоров и соглашений, в которых от клиента к клиенту меняется лишь несколько деталей. Извлекая данные из электронной таблицы (имя клиента, сумма контракта, даты), этот скрипт может автоматически генерировать соответствующие документы за считанные секунды.Табели успеваемости или сертификаты школьников
Школы и университеты могут использовать подобный скрипт для создания табелей успеваемости или сертификатов для учащихся. Сохраняя имена, оценки и достижения учащихся в электронной таблице, скрипт может генерировать персонализированный отчет или сертификат для каждого учащегося.Персонализированные приглашения и таблички для мероприятий
Организаторам мероприятий часто требуется отправлять персонализированные приглашения или создавать именные значки для участников. Используя подобный скрипт можно извлекать данные участников из электронной таблицы и генерировать пригласительные письма или таблички в формате PDF, готовые к печати.
Итоги
Бухгалтерам больше не нужно вручную создавать каждое соглашение, что экономит время и устраняет потенциальные ошибки при вводе данных. Вместо этого они могут положиться на скрипт для создания и хранения всех соглашений в организованной структуре папок на Google Диске, готовых к просмотру и распространению. Такая автоматизация не только оптимизирует административные рабочие процессы, но и обеспечивает согласованность и легкий доступ к записям.
Автор: Михаил Шардин
30 сентября 2024 г.